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Quelles sont les tâches administratives d’une secrétaire ?

Une secrétaire peut parfois assumer d’autres responsabilités que de simplement répondre au téléphone et prendre des messages. Elles peuvent également compter sur un ensemble de compétences diverses pour les aider à réussir dans leur travail. Souvent, les secrétaires sont les personnes responsables du bon fonctionnement de l’administration et des opérations du bureau. Dans cet article, nous allons aborder les tâches courantes d’une secrétaire ainsi que certaines responsabilités supplémentaires qu’elle peut assumer dans le cadre de son travail.

Répondre aux appels téléphoniques et les diriger

Les secrétaires peuvent être chargées de répondre aux appels téléphoniques du bureau et de diriger chaque appel vers la personne appropriée. Souvent, les secrétaires sont les personnes qui traitent les appels de sollicitation, les appels des clients et prennent les messages. 

Par exemple, une secrétaire juridique peut régulièrement recevoir des appels de clients concernant des dossiers ou d’autres informations. Et elle doit être capable de diriger chaque appel de client vers l’avocat approprié, ainsi que de prendre et distribuer d’autres messages et correspondances. Cliquez sur https://www.tellmenumbers.be pour en savoir davantage.

Organiser et distribuer les messages

secrétaire

Une autre tâche essentielle des secrétaires consiste à organiser et à distribuer des mémos, des notes, des messages et d’autres communications écrites. De plus, les secrétaires peuvent avoir des compétences exceptionnelles en matière de communication et d’analyse pour assumer de telles tâches de communication. 

Une secrétaire de direction peut être amenée à organiser et à diffuser divers messages ou notes de service afin de ne transmettre que les communications les plus urgentes à son PDG. Un message urgent peut concerner un changement dans le contrat d’un client. La secrétaire de direction doit être capable de communiquer rapidement et efficacement lorsqu’elle transmet les messages.

Maintenir les horaires de l’entreprise

Les secrétaires sont aussi généralement chargées de gérer les horaires et les agendas des professionnels de leur entreprise. Par exemple, la secrétaire d’une grande société de marketing peut organiser les horaires de l’équipe pour chacun des départements de l’entreprise. 

Elle organise les agendas des dirigeants en fixant les rendez-vous avec les clients, les fournisseurs et les actionnaires. Les secrétaires peuvent également être les personnes qui gardent le personnel sur la bonne voie avec des rappels et des alertes pour les conférences ou les réunions à venir.

Organiser les documents et les dossiers

L’organisation des documents, des dossiers et des fichiers est une autre tâche importante que les secrétaires peuvent être amenées à accomplir. Par exemple, une secrétaire médicale peut être chargée de maintenir un système de classement de : dossiers médicaux des patients, rapports de dépenses pour les fournitures médicales et les médicaments, documents de procédure et d’autres documents importants. 

Accueillir les clients et les invités

Les secrétaires peuvent également assumer des fonctions de réceptionniste en plus de leurs responsabilités administratives. Par exemple, une assistante de direction peut agir en tant que réceptionniste pour accueillir les clients qui arrivent pour des conférences ou des réunions. 

Elle peut être la personne qui aide les visiteurs à s’installer, apporte des rafraîchissements, prend des notes pendant les réunions avec les clients. Elle s’efforce généralement de maintenir le professionnalisme et l’image de marque globale de son entreprise lorsqu’elle accueille et oriente les visiteurs.

Documenter les informations financières

tâches administratives d'une secrétaire

Une autre tâche essentielle que les secrétaires peuvent assumer est la documentation des dépenses, des revenus et d’autres informations financières. La secrétaire d’une société de vente peut être chargée de consigner les recettes et les chiffres de vente figurant dans les rapports de l’équipe de vente, ainsi que les dépenses et les coûts de fonctionnement de l’entreprise.

Maintenir et commander des fournitures de bureau

Les secrétaires peuvent également être les personnes responsables de la tenue des registres d’inventaire et du maintien des fournitures de bureau. Le secrétaire peut également être chargé de passer des commandes pour les fournitures en voie d’épuisement. 

Par exemple, un administrateur de bureau peut établir une feuille de calcul mensuelle pour tenir un registre du nombre de fournitures telles que le papier à copier, le toner, les stylos, les chemises de classement et autres fournitures.

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